こんにちは。Ｙです。
今日のブログでは、弊社の対策状況を
お伝えしたいと思います。
前回の所長のブログでも少し紹介していますが
先日、パーテーション工事が完了しました。
パーテーションで囲われたエリアの中で
マイナンバーを取り扱います。
パーテーションの扉にも鍵がついているので安心です。
そして、マイナンバーの記入された書類は
鍵付きのキャビネットで保管します。
パソコンやサーバーも簡単に持ち出しができないよう
ワイヤーにて固定しました。
お客様からお預かりしたマイナンバーを
安全に保管し、取り扱えるよう
弊社の体制も整いつつあります。
Ｙ．Ｙ
こんにちは。Ｙです。
１０月中旬を過ぎても
マイナンバーが届かないなと思っていましたが
中日新聞によると今日（１０／２３）から
発送が始まるとのこと。
弊社もマイナンバーをお預かりできるよう
準備を進めてきましたが
もうすぐ手元に通知カードが届くと思うと
いよいよという感じです。
そして、来年１月から雇用保険のお手続きで
マイナンバーの記載が必要になります。
御社でもマイナンバーを集める準備は
進んでいますか？
＊＊＊＊＊
マイナンバーを集める際には
次の５つの点に留意します。
１）利用目的を明示する
２）本人確認を行う
３）封筒に入れる等、個人番号が見えないようにして受け取る
４）取得した年月日を記録する
５）金庫など、鍵のかかる場所に保管
（マイナンバーを取り扱う人のみが管理する場所に保管）
取得、保管、マイナンバーを利用する際の記録や廃棄も含めた
一連の管理もできる商品をご紹介したいと思います。
『マイナンバー取得保管セット』（日本法令）
商品についての情報はこちらをご覧下さいませ。
◇日本法令のホームページ
日本法令 マイナンバー取得保管セット
◇取得・保管セットの使い方
マイナンバー取得・廃棄・保管の実務（日本法令ホームページより）
人気商品のため、欠品していることも多いようです。
弊社にも１セットございますので、
内容をご覧になりたいお客様はご連絡下さいませ。
Ｙ．Ｙ
顧問先の皆さまのマイナンバーをお預かりできるよう
データの管理方法や備品、事務所のレイアウト変更等
弊社も環境面を整えているところです。
また、環境面と併せて、社内でマイナンバーをどう取り扱うか
例えば、
◇マイナンバーを集める際に留意することは何か
◇マイナンバーを提出したくない社員の方にはどう対応するのか
◇データで保管するのか、紙で保管するのか
◇マイナンバーの保管、廃棄する際の留意点 等々
といったルールを決めていく作業も進めております。
この社内でのマイナンバーの取り扱いを定めた規程を
「特定個人情報取扱規程」と言いますが
あらかじめ、この規程を定めておくと
いざ運用が始まった時にスムーズに対応できそうです。
そして、就業規則と整合性がとれているかも
同時に確認しておきたいところです。
主なところで、
◇入社時の提出書類にマイナンバーも追加
◇特定個人情報の保護に関する条文を挿入
◇マイナンバーを悪用した際に懲戒処分を適用できるよう
懲戒の事由に追加する 等々
という内容があげられますが
一緒に見直しされるとよいのではと思います。
また、マイナンバーはほとんど一人で管理されるという会社様には
このようなファイルを使った、紙ベースでの管理方法もご紹介しております。
＜マイナンバー取得・保管セット＞
どんな流れになっているのか、また次回以降にご紹介いたします。
Ｙ．Ｙ
ラクロスの１９歳以下世界選手権大会にて審判をするため
先日、２週間という長期のお休みをいただきまして
スコットランドのエディンバラへ行ってきました。
今大会の参加国は日本を含めた１４の国で
１１の国から集まった３５人が審判団として集まりました。
（今回の審判団／２列目の右から二人目が私です）
ルールも国ごとで異なっていたり、審判する際のマニュアルにも違いがあるため
大会が始まる何日か前に審判は集まり、講習会や練習試合ですり合わせを行います。
片言の英語を話す私にとっては、
講習会で説明している内容が全く聞き取れないことも多々あり
このまま試合に臨む方が良くないと考え、思い切って審判仲間の一人に
「聞き取れないことも多いから、大事なことを言っていたら教えてほしい」と
お願いしてみました。
嫌な顔一つせず、ノートに書いて私のフォローもして下さり
「サラの左の席は私の指定席だね！」なんて冗談で話していましたが
心の底からありがたかったです。仲間に恵まれて良かったなぁと思いました。
流暢な英語は話せないから、せめて挨拶（Hi!、Good morning!など)と
＋α の一言(How are you? Did you sleep well?など）は
自分から言うよう心がけ、隙があればノンバーバルで絡んでみたり
一緒に時間を過ごしていくうちに、言葉は不自由だけど
言葉の壁は感じなくなり、大切な仲間だと感じるようになりました。
そしていよいよ大会が始まりました。
（開会式の様子）
世界大会なので、毎試合、始まる前に両国の国歌が流れるのですが
国歌を聴きながら「今、素晴らしい場所で審判できているんだ」と
そんな幸せをかみしめながら、毎日過ごしておりました。
（最初に審判が入場します／左から２番目が私）
（選手が入場し終わると、選手紹介があり、この後、国歌が流れます）
（試合中）
（試合後、審判の皆さんと）
うまくジャッジできなくて落ち込んだ時もありましたが
審判仲間に支えられ、励まし合い、無事、大会期間を乗り切ることが
できました。
目標としていた国際審判資格も取得でき、運にも恵まれ
最終日の決勝戦も主審として笛を吹かせていただけたりと
充実した大会期間となりました。
（決勝戦の試合前。チームのキャプテンが集まり、前半に守るゴールを決めます）
このような貴重な経験ができたのは、所長をはじめ、
職場の皆さまが送り出して下さったおかげなので
本当に感謝しています。ありがとうございました。
そんな職場に恩返しできるように、そして、お客様のお役にたてるように
本業の方でもますます精進していこうと思っております。
今後ともよろしくお願いいたします。
Ｙ．Ｙ
今日は７月１３日。
全てのお客様の年度更新、算定基礎届を期限内に提出でき
一区切りついたのでホッとしています。
顧問先のお客様にも早急にご対応いただいたり
皆さまのご協力のおかげで無事に提出できたので
感謝しております。
ありがとうございました。
－－－－－－
さて、「片づけ」シリーズも今回で７回目。
最近の関心事としてはマイナンバー対策。
１０月から住民票の住所にマイナンバーが届くのですが
来年１月から雇用保険の手続きでマイナンバーを記載するので
弊社にてマイナンバーをお預かりすることになります。
ご存知の通り、マイナンバーを漏洩させた場合の罰則はとても重いので
事務所としてもマイナンバーを適切に管理できるよう
対応を考えているところです。
（ちなみに、３～４年以下の懲役または１５０～２００万円以下の罰金になります）
作業するスペースや机の配置をどうするか
業務の進め方や保留となっている書類をどう管理していくか
手続き後の文書をどう保管していくのか
マイナンバーや保存書類を破棄するタイミングはどうするか
できるだけシンプルで、仕事も進めやすく、安全な管理体制にしたいので
資料を読みながらポイントを勉強しているところです。
パーテーション、鍵等の備品の購入も必要になりそうですが
また、こちらでも差支えない範囲でご紹介していこうと思います。
Ｙ．Ｙ
今日も「片づけ」シリーズに入る前に・・・
前回のブログでもご紹介しましたが
神谷所長が本を執筆されました！
顧問先のお客様を始め、沢山の方から早速ご注文いただき
感謝の気持ちでいっぱいです。
「非正規社員をめぐるトラブル相談ハンドブック」（新日本法規出版）
ぜひお読みいただけたら嬉しいです。
弊社を経由して注文すると２割引きでご購入いただけます。
ご購入を検討下さっている場合は、ぜひ弊社にご連絡下さいませ。
－－－－－－
さて、「片づけ」シリーズも今回で６回目。
自分の「こうしたい」「こう使いたい」「こう過ごしたい」という
イメージになるように片づけを進めていく過程でぶつかる壁があります。
それは「物が多くて、イメージしたように配置できない」という壁。
スペースに対して、物の絶対量が多い場合は
どんなに整理しても雑然としてしまい
「せっかく片づけしたのに、あまり変わってない・・・」と
いうことがあります。
物が増えてしまった場合は思い切って
物を手放してみるとよいかもしれません。
私が尊敬する片づけコンサルタントの近藤麻理恵さんが
以前、テレビでおっしゃっていたのが
物を手放すか、手放さないかの基準は
自分がその物を持った時に「ときめくか、ときめかないか」
ときめくものは手元に置いておき
ときめかないものは手放す
そして手放す際に、物に「今までありがとう」と
お礼を言って手放すこと
それまでは「不要な物を捨てる」という発想を持っていて
「いつか必要になるんじゃないか」「まだ使えるんじゃないか」と
捨てられないループにはまっていたのですが
「物を手放す」「ときめく物を手元に置いておく」という発想に切り替わった時に
迷いなく、物を手放すことができるようになりました。
ときめくｏｒときめかないで判断して、物を選別してみたところ
私の部屋には４５リットルのゴミ袋、３袋のときめかない物が！
物を手放すとスペースも空くので、整理もしやすくなり
そして何より、自分がときめく物に囲まれて暮らしているという感覚が
とっても心地よく感じました。
ときめくか、ときめかないか、ぜひお試し下さい（＾＾）
Ｙ．Ｙ
今日は片づけの話の前に載せたい写真がありまして・・・
いただきました！キューバのチョコレート?
裏面を見てみると「カカオ ６０％」との記載が！
下の写真の７行目の真ん中あたりによーく見ると書いてあります。
外国のお菓子というと、とにかく甘いイメージがあったのですが
これはとっても美味しくて。あっという間に食べてしまいました（＾＾）
所長、ごちそうさまでした！
－－－
さて、片づけの話に戻ります。
片づけが好きな私ですが、衣替えの季節になり
自宅の部屋のクローゼットの片づけに苦戦していました。
「こういうふうにしたい」というイメージが湧いたものの
大掛かりな作業になりそうだったのでなかなか取り掛かれず
すっかり腰が重くなってしまい・・・
数週間、そのまま放置しました（笑）
大掛かりな片づけは労力もかかるので
ついおっくうになってしまいます。
そこで、私が取り入れているのが「小さな片づけ」
日常で「ちょっと使いにくいな」とモヤモヤしてきたら
少し整理して並べる順番を変えるだけでも
使いやすくなり、満足できることがあります。
例えば、この棚。
本の右側に並んでいるクリアファイルを整理しました。
きっかけとなった「モヤモヤ」はクリアファイルが雑然としてきて
お客様に書類を送付する時に使いたい透明のクリアファイルを
探すことに時間が掛かっていたことでした。
透明のクリアファイルを取りだすと
少し汚れていたり、自社で使う分には気にならない程度の破れがあったり
他のお客様の会社名が入っているものだったり。
色順に手前から透明⇒濃い色になるように並べ
白い仕切り板で区切り、その手前に書類発送時に使える
キレイな１軍のクリアファイルを置くことにしました。
クリアファイルを分別しておくことで探す時間がなくなり
書類発送時のモヤモヤも解消！
所要時間ほんの数分、すごく小さなことなんですが
気持ちもスッキリして、使いやすくなったことに満足なんです（＾＾）
大掛かりな作業はちょっと・・・という時に
取り入れるようにしています。
Ｙ．Ｙ
前回のブログでは棚と防災用品について
具体例をご紹介しました。
今回は自分の机の片づけについて、書いてみようと思います。
何年か前に、手元の資料を整理しました。
資料が増えて、雑然としてきたので
「見たい資料をすぐ見れるようにしたい」
「資料を探す時間を減らしたい」という思いで
整理を始めました。
よく見る資料や本は机の上の本棚へ
たまに見る資料は机の引き出しに項目ごとに
ファイルで分類して、机の引き出しに片づけることにしました。
また、労働関係の法律は改正も多いため
古くなった資料はその時に処分。
資料の量も減らすことができました。
整理してから、見たい時にすぐ見れるようになったので
随分、使いやすくなりました。
私は物が雑然としてきて、何か使いにくいなと思った時に
片づけることが多いです。
時間も労力もかかる大きな片づけだけでなく
少しの時間でできる小さな片づけも好きで
よく行います。
少し整理して並べる順番を変えるだけでも、
使いやすく、仕事も進めやすくなったりします。
次回は小さな片づけについて、書いてみようと思います。
Ｙ．Ｙ
前回のブログでは片づけをする際に
どんなことを考えながら進めているのか
整理してみました。
「自分がどうしたいのか」というイメージを持ち、
それが実現できるように、一旦、物を置いてみて
「何かいいかも！」と自分が少しでも思えればＯＫということで
今回はもう少し具体例を書いてみます。
何年か前に、事務所にあるこの棚を整理しました。
beforeの写真がなくて申し訳ないのですが
ちょうど震災があり、防災番組を見る機会が多かったので
地震が起こった時に棚がすぐに倒れることを防ぎたいと思い
まず、「下の方に重い物を、上の方に軽い物を置く配置にしよう」と
思いました。
（このコンセプトは事務所の皆さんも初耳かもしれません。笑）
その他に意識したことは
①よく使う本や物は取りやすい（使いやすい）場所に置く
②本や資料を使いやすいようにカテゴリーごとで分類する
の２つでした。
この棚の片づけができた時
棚の重心は変えられたので安心できましたし
仕事中に前より使いやすくなったなと感じる度に
嬉しい気持ちになりました。
そして、最近の傑作はこちら、防災グッズです。
いざという時にすぐ持って出られるよう入口の近くに
一方で事務所の雰囲気を壊さない場所に置きたいと考えていたら
打合せスペースのホワイトボードの裏はどうかと
所長がアイデアを下さいました。
これはピッタリの場所に納まったと、かなり満足しております。
Ｙ．Ｙ
前回、私が記載したブログでは
片づけを好きになった経緯をお伝えしました。
今回は片づけをする際に、どんなことを考えながら進めているのか
お伝えしたいと思います。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
＜STEP１＞
片づけしたい部屋や場所、空間に対して
自分が「こうしたい」「こう使いたい」「こんな過ごし方をしたい」という
イメージを持つ
＜STEP２＞
そのイメージが実現できるためには
「何を、どこに、どんな風に置くか」という案を決める
＜STEP３＞
考えた案でいったん置いてみる
イメージと合わないものは場所を移動させる
スペースの都合上、実現できないことだったら
代替案で置いてみる
＜STEP４＞
置いたり、場所を変えてみて、自分が描いたイメージに対して
「何か良さそう！」と少しでも思えればＯＫ！
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
一番大切にしたいことは
「こうしたい」「こう使いたい」「こう過ごしたい」という
自分のイメージと合っているか？というところ。
自分が実現したいイメージと合っていれば
片づけ後の日常生活の満足感が上がります（＾＾）
そして、置いた時はイメージと合ったけど
その後に何か違うなと感じたら
「次はこうしたい」というイメージにもつながります。
この流れは部屋等、広い空間の片づけだけではなく
引き出しや棚など、狭い場所の片づけでも使えます。
次回以降のブログでは具体例を少し書いてみようと思います。
Ｙ．Ｙ
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